【タスク管理はこれでOK】仕事や勉強の進め方。

こんにちは！教育環境アドバイザーのユウです。

サボくん

こんにちは！サボテンです。

今回は、タスク管理についてお話していきます。

サボくん

ユウさん、タスク管理って何ですか？

そうですね。社会人ならタスク管理という言葉はよく聞くと思いますが、学生の方は知らない人もいるかもしれないですね。では、簡単に説明しますね。

「タスク管理」とは？
すぐに返答できるものをためない。
ToDoリストを作る媒体を選ぶ。
締切日を締切と思わないToDoリストの作り方。
何もない予定を作っておく
まとめ

「タスク管理」とは？

仕事でも勉強でも「実行する具体的なもの」＝タスクです。
そのタスクをいつまでに、どのような順番で終わらせていくかを
計画するのが「タスク管理」になります。

サボくん

計画しなくても、やることを覚えていれば大丈夫じゃないですか？

全部頭の中で覚えているのならいいのですが、人間は忘れる動物なので覚えきれません。

サボくん

じゃあ、タスク管理のやり方さえ知っておけば大丈夫なんですね！

自分に合ったやり方を知る、というよりは身につければ大丈夫ですね。

例えば、タスク管理の方法を幾つか知っていても、業務が遅かったり、ミスや抜けがある人はタスク管理が甘いです。

逆にこれが出来てしまうと、同じ仕事をしていても自分だけ早く仕事が終わります。ミスや抜けてしまうこともありません。

サボくん

へー。とっても便利なんですね。

では、これから実践的タスク管理についてお伝えしていきますね。

すぐに返答できるものをためない。

まずはタスク管理の前のお話です。

サボくん

ユウさん、もったいぶりますねー。

いやいや、この前段階はとっても重要ですよ。

今やってもすぐに終わるものは、今すぐに終わらせましょう！

サボくん

どういうことですか？

そうですね。例えばメールの返信や電話しなきゃいけないことなど、今やっても構わないことは今終わらせましょう。あとでもいいやにしないことが大事です。

サボくん

何で今やった方がいいんですか？あとでも終わらせれば同じだと思うんですけど。。

それは違いますよ！

自分の「時間」という資産は減り続けるだけです。
今やろうが後でやろうが変わらないなら今やったほうが良いです。
レスポンスが早い人は信頼もされます。逆に仕事が遅い人は、何でも後回しにしてしまいます。だから後で忙しくて「仕事が多いという錯覚」をするのです。
繰り返しになりますが、すぐに返答できるものはためないことが重要です。
今、ためているものがあるなら、今から１時間はその対応をしてみてください。

サボくん

わかりました！まずはメールからやってみます！

ちなみに私はメールのフォルダを自動振り分けにしていません。
来たメールは全て受信フォルダに入り、対応したら個別のフォルダに手動で振り分けます。自分だけで解決できないものは仕方ないですが、それ以外は直ぐに返信して、なるべく受信フォルダは空にしておきます。

ためている仕事がないだけで、けっこう楽になりますよ。

ToDoリストを作る媒体を選ぶ。

さて、ここからがタスク管理の本番です！

サボくん

やっとですね(笑)

返答出来るもの以外の作業はすべてToDoリストで管理します。
私はiPhoneのnotebookというアプリで管理しています。

■NoteBookアプリ（PC/スマホで使用可能）

メモを取るためのアプリ－テキスト、画像、音声、チェックリストの追加 | Zoho Notebook

さまざまな端末に対応するおしゃれなメモアプリ

会社で導入しているシステムでもToDO登録が出来るので使っています。

サボくん

データで管理したほうがいいんですか？

いえいえ、ToDoリストは紙でもアプリでも何でも構いません。
ただし、『すぐに確認・更新ができる』ことが絶対条件です。
人は忘れる動物です。
あとでToDoリストに入れておこう・・・というのでは意味がありません。
すぐに確認と更新ができるなら、媒体は何でも大丈夫です。

サボくん

何でもいいと言われると悩みます。。おすすめはありますか？

そうですね。おすすめはPCやスマホのメモアプリやノートアプリですね。
今はクラウドサービスが多くなっているので、PCでもスマホでも
同じメモを見れます。これならすぐに確認・更新が出来ます。

そういった意味でも私はZohoのnotebookを使っています。
PC、iPhone、他スマホすべてにインストールしているので便利です。

締切日を締切と思わないToDoリストの作り方。

そして、ToDoリストの作り方を説明します。
やることの最小単位を終わらせる日とともにリスト化します。

サボくん

最小単位って、どういうことですか？

例えば、[Aプロジェクトのプレゼン　4/20]
これはダメな例です。
もっと小分けにします。

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[Aプロジェクト　キックオフミーティング連絡 4/1]
[Aプロジェクト　ミーティング議事録作成 4/4]
[Aプロジェクト　協力会社への見積り依頼　4/4]
[Aプロジェクト　企画書素材集め 4/15]
[Aプロジェクト　企画書完成 4/17]
[Aプロジェクト　プレゼン用見積もり作成　4/17]
[Aプロジェクト　企画書最終確認（部長へ）4/18]
[Aプロジェクト　プレゼン 4/20]

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これでも足りないくらいですが、最低限これくらい小分けにします。
自分以外の人に聞かなければいけないこと、依頼することは早めに。
そして、最終締切日の２日前くらいには終わるように設定することです。

ゲームのイベントのように、どんどんクリアしていきます。
ToDo消すのが楽しくなってきたら、仕事のスピードは他の人の追随を許さないでしょう。